Studie "SDP-2"

Unsere Berater sind Experten für Output-Management. Egal ob physisch oder digital, egal ob Umsetzungsconsulting oder Strategieberatung: Wir haben die passende Expertise. Und falls wir sie nicht haben, finden wir sie in unserem Partnernetzwerk. So auch für die Digitalisierung der Dokumentenzustellung durch Dokumentenportale.

Dokumentenportale sind für viele Unternehmen das Mittel der Wahl für die digitale Dokumentenzustellung. Jedoch gibt es sowohl aus Sicht der Unternehmen als auch aus Sicht der Empfänger in diesem Bereich noch große Verbesserungspotenziale, und die Registrierungs- sowie die Nutzungszahlen bleiben häufig hinter den Erwartungen zurück. Die Umfragestudie SDP-2 beschäftigt sich mit dem Status von Dokumentenportalen und Hemmnissen für deren Nutzung. Ziel der Studie ist, eine fundierte Datenbasis für Entscheidungen im Umfeld von Dokumentenportalen zu liefern.

Aus den im Frühsommer 2024 gesammelten Daten lässt sich eine Fülle von Erkenntnissen ableiten. Dazu gehört u. a., dass 89 % der Befragten E-Mail für den Versand von hochwertigen Dokumenten kritisch sehen, dass gleichzeitig aber eine ebenso große Mehrheit von 86 % der Befragten großes Verbesserungspotenzial bei der Benutzbarkeit einzelner Dokumentenportale sehen. Im Detail wurden die Gründe untersucht, die Nutzer von einer Registrierung bei Dokumentenportalen abhalten. Zu den häufigsten Gründen gehören dabei fehlendes Wissen über die Existenz des Portals, nicht genug zusätzlicher Nutzen, der subjektive Verlust von Kontrolle über die Dokumente, der Widerwille zusätzliche Login-Daten zu vergeben, der wahrgenommene Verlust des Überblicks über die Dokumente sowie der Widerwille eine App zu installieren. Auch Gründe, die bei registrierten Nutzern eine häufigere Nutzung des Portals behindern, wurden untersucht: Hier spielen Gewohnheit, der relative Aufwand für den Weg über das Portal sowie nicht verfügbare Zugangsdaten die größte Rolle. Einen Schwerpunkt der Studie bildet die Untersuchung, inwiefern verschiedene Lösungsansätze helfen können, die genannten Hemmnisse zu überwinden. Vielen der untersuchten Lösungsideen liegt dabei die browserbasierte Föderationsarchitektur für Dokumentenportale zu Grunde. Die Umfrageergebnisse legen nahe, dass die konkreten Hemmnisse für eine Registrierung dadurch um grob bis zu einem Drittel vollständig reduziert werden können, bei den Hemmnissen für eine Nutzung sogar um bis zu der Hälfte.

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